Submissions

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Submission Preparation Checklist

As part of the submission process, authors are required to check off their submission's compliance with all of the following items, and submissions may be returned to authors that do not adhere to these guidelines.
  • El envío no ha sido publicado previamente ni se ha sometido a consideración por ninguna otra revista (o se ha proporcionado una explicación al respecto en los Comentarios al editor/a).
  • El archivo de envío está en formato OpenOffice, Microsoft Word, RTF o WordPerfect.
  • Siempre que sea posible, se proporcionan direcciones URL para las referencias.
  • El texto tiene interlineado sencillo; 12 puntos de tamaño de fuente; se utiliza cursiva en lugar de subrayado (excepto en las direcciones URL); y todas las ilustraciones, figuras y tablas se encuentran colocadas en los lugares del texto apropiados, en vez de al final.
  • El texto se adhiere a los requisitos estilísticos y biliográficos resumidos en las Directrices del autor/a, que aparecen en Acerca de la revista.
  • Si se envía a una sección evaluada por pares de la revista, deben seguirse las instrucciones en Asegurar una evaluación anónima.

Author Guidelines

La Revista Científica de la Escuela Universitaria de las Ciencias de la Salud de la Universidad Nacional Autónoma de Honduras- en el Valle de Sula (EUCS, UNAH-VS) es una publicación de periodicidad semestral, órgano oficial de difusión de trabajos científicos relacionados con la clínica, práctica e investigación en el área de la salud de la EUCS. Apegada a las Recomendaciones para la Realización, presentación de informes, edición y publicación de trabajos académicos en revistas médicas, versión 2013, disponible en: http://ww.ICMJE.org . Elaborado por el Comité Internacional de Editores de Revistas Medicas. Serán excluidos los manuscritos que no cumplan las Recomendaciones señaladas. Cualquier aspecto no contemplado en estas normas será decidido por el Concejo Editorial.

Normas Generales
Los artículos a publicarse deben adaptarse a las siguientes normas:

  • Tratar sobre temas biomédicos-sociales.
  • Ser inéditos (no haber sido enviado a revisión y no haber sido publicado, total ni parcialmente, en ninguna revista nacional e internacional). En caso de haber sido enviado a revisión a otras revistas y no haber sido publicado deberá sustentarlo con una nota por escrito del Comité Editorial de dicha revista para así ser sometido a revisión en esta revista y probable publicación.
  • Los artículos se presentan: en Word, a doble espacio, letra Arial 12, papel tamaño carta en una sola cara, con márgenes de 3 cm, las paginas deben estar superior o inferior derecho.
  • Pertenecer a una de las siguientes categorías:
  • Deberá entregarse solicitud firmada, en el modelo siguiente:

Carta de solicitud y consentimiento de publicación de artículo
Lugar y fecha
Señores Concejo Editorial Revista Científica EUCS
UNAH - Valle de Sula.
Colonia Villas del Sol, San Pedro Sula, Cortés.

Por la presente solicitamos sea publicado el artículo titulado (nombre del articulo) en la Revista Científica de la EUCS, enviado por los autores (nombres en el orden que se publicará). Declaramos lo siguiente:

  • Hemos seguido las instrucciones para los autores de la revista.
  • Participamos completamente en la investigación, análisis de datos, preparación del manuscrito y lectura de la versión final, aceptando así la responsabilidad del contenido.
  • El artículo no ha sido publicado total ni parcialmente, ni está siendo considerado para publicación en otra revista.
  • En caso de publicación parcial en otra revista, debe hacerlo saber y enviar copia del artículo.
  • Hemos dejado constancia que no hay conflictos de interés con cualquier organización o institución.
  • Los derechos de autor son cedidos a la Revista Científica EUCS.
  • Toda información enviada en la solicitud de publicación y en el manuscrito es verdadera.

NOMBRES AUTORES. FIRMA. SELLO

Artículos originales:
Son resultados de investigaciones y constan de:

  1. Título del artículo: en español e inglés. Se tiene que utilizar palabras (significado y sintaxis que describa adecuadamente el contenido del artículo y no más de 15 palabras y no utilizar abreviatura.
  2. Resumen: Debe contener entre 200 y 250 palabras. Se colocara en la segunda página y debe redactarse en Español e Inglés de preferencia no utilizar siglas o abreviaturas y si se utiliza al principio debe describirse su significado. Estructurado de la siguiente manera: Introducción, objetivos, pacientes y/o métodos, resultados y conclusiones. Y las fuentes de financiación si corresponde
  3. Palabras Clave: sirven para la indexación en base de datos internacionales y deben redactarse de 3 a 5. Y se buscaran en: http://www.decs.bvs.br . Deben ser escritas en español e inglés y en orden alfabético.
  4. Introducción: aquí se describe el marco conceptual del estudio (por ejemplo, la naturaleza del problema y su relevancia). Deben enunciarse los objetivos específicos o la hipótesis evaluada en el estudio. Citar solamente las referencias bibliográficas pertinentes.
  5. Materiales y métodos: Material (pacientes) debe redactarse en tiempo pasado, determinar el tipo de estudio realizado, el tiempo de duración del estudio, el lugar donde se realizo, des cribir claramente la selección y característica de la muestra con técnicas procedimientos, equipos, fármacos y otras herramientas utilizadas de forma que permita a otros investigadores reproducir los experimentos o resultados. Debe llevar los métodos estadísticos utilizados y si hubo consentimiento informado a los sujetos que participaron en el estudio. Cuando el articulo haga referencia a seres humanos este apartado se titulará Pacientes y Métodos, se podrá utilizar referencias bibliográficas pertinentes. Se debe incluir criterios de inclusión y exclusión. En caso de haber recibido financiamiento, describir la implicación del patrocinador.
  6. Resultados: Deben describirse únicamente los datos más relevantes y no repetirlos en el texto si ya se han mostrado mediante tablas y figuras. Redactarse en tiempo pasado y en forma expositiva, no expresar interpretaciones, valoraciones, juicios o afirmaciones. Deben de llevar una secuencia lógica según orden de relevancia.
  7. Discusión: En esta sección se debe contrastar y comparar los resultados obtenidos con los de otros estudios relevantes a nivel mundial y nacional. Se debe destacar los aspectos novedosos y relevantes del estudio y las conclusiones que se derivan de ellos y así como recomendaciones cuando sea oportuno. No se debe repetir con detalle los datos u otra información ya presentados en las secciones de Introducción o Resultados. Explique las limitaciones del estudio, así como, sus implicaciones en futuras inteinvestigaciones. Redactarse en pasado.
  8.  De existir conflicto de intereses va antes de agradecimiento.
  9. Agradecimiento: Reconocer las aportaciones de individuos o instituciones tales como ayuda técnica, apoyo financiero, contribuciones intelectuales que no amerita autoría y debe haber una constancia por escrito de que las personas o instituciones mencionadas están de acuerdo de ser publicados.
  10. Debe usarse la bibliografía estrictamente necesaria consultada por los autores según orden de aparición en el artículo. De diez a veinte (10-20) referencias bibliográficas.
  11. Debe incluir un máximo de tres (3) figuras y cuatro (4) gráficos y/o tablas.

Casos Clínicos:
Presentación de uno o varios casos clínicos que ofrezca una información en particular los que se deben presentar por escrito de la siguiente manera: Titulo, resumen no estructurado en español e inglés, palabras clave en español e Ingles (introducción, casos clínicos, discusión, conclusiones y recomendaciones), introducción del caso(s) clínico (s), discusión y bibliografía. Referencias bibliográficas de 10 a 20. Debe incluir no más de tres (3) figuras y una (1) tabla/gráfico.

Revisión Bibliográfica:
Son artículos que ofrecen información actualizada sobre temas de ciencias de la salud y preferiblemente de problemas inte rés nacional. Estarán conformados de la siguiente manera: Titulo, resumen no estructurado en español e Inglés y palabras clave en español e inglés, introducción, desarrollo del tema, conclusiones y referencias bibliográficas 20 a 30 de las cuales el 90% deben ser actualizadas de los últimos 5 años.

Imagen en la práctica clínica:
Una imagen de interés peculiar con una resolución adecuada que ofrezca un aprendizaje significativo al lector. Constara de Titulo en Español e Inglés, Imagen (con resolución adecuada, que no exceda media pagina, con señalización de los aspectos a destacar), pie de la imagen describiendo lo señalado con un máximo de (200) palabras y dos (2) figuras.

Artículo de Opinión:
Plasma la opinión de expertos en ciencias de la salud respecto a temas de interés y estarán conformados de la siguiente manera: Titulo en español e inglés, introducción, desarrollo del tema y conclusiones y bibliografía consultada.

Articulo especial:
Tema de interés general que incluya una mezcla artículos y que no reúna los requisitos de los anteriores el cual se presentara de la siguiente forma: Tema, resumen no estructurado, palabras claves, introducción, desarrollo del tema, discusión y/o conclusión y referencias bibliográficas de diez (10).

Artículos de Historia de la Salud:
Desarrollara aspectos históricos de Enfermería, Odontología y Medicina. Constara en Introducción, desarrollo del tema y conclusión. Referencias bibliográficas de diez (10). Un máximo de cuatro (4) figuras y un (1) grafico / tabla.

Cartas al Director:
Plantea información científica de interés con alguna aclaración aportación o discusión sobre algunos de los artículos ya publicados. Los autores plantearan sus opiniones de una manera respetuosa. El consejo editorial se reserva el derecho de revisar y editar el contenido y procurara que las partes involucradas sean informadas y puedan hacer consideraciones.

Otros que se consideren pertinentes.

Numero de referencias bibliográficas, figuras, tablas / gráficos en los trabajos a publicar

GUIA PARA ELABORAR REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ESTILO VANCOUVER

Consideraciones Generales:

  • Liste únicamente las referencias bibliográficas utilizadas.
  • Numere las referencias consecutivamente según el orden en que se mencionan por primera vez en el texto.
  • Identifique las referencias mediante número arábigos en superíndice entre paréntesis.
  • Si utiliza tablas o ilustraciones tomadas de otra bibliografía, se numeraran siguiendo la secuencia establecida.
  • No usar resúmenes como referencias.
  • Las referencias a artículos ya aceptados, pero todavía no publicados, deberán citarse con la especificación “en prensa” o “de próxima aparición” con la autorización por escrito para citar dichos artículos.
  • Evite citar una comunicación personal.
  • Se utilizará el estilo de los ejemplos que a continuación se ofrecen, que se basan en el estilo que utiliza la NLM en el Índex Medicus. Abrevie los títulos de las revistas según el estilo que utiliza el Índex Medicus.

2. Artículos de Revista:

a) Articulo estándar:

  • Mencionar los primeros seis autores seguidos de “et al”.
  • Las abreviaturas internacionales pueden consultarse en “ List of Journals Indexed in Index Medicus”, la españolas en el catalogo de revistas del Instituto Carlos III.
  • Autor/es. Titulo del artículo. Abreviatura* internacional de la revista; año; volumen (numero)**: página inicialfinal del artículo.
  • El número es optativo si la revista dispone del número del volumen.

Ejemplo con seis autores o menos.
Ayes-Valladares F, Alvarado LT. Caracterización Clínico Terapéutico de la Fractura esternal en el Hospital Escuela. Rev Med Hondur 2009; 77 (3): 114-117.

Ejemplo con más de seis autores.
Argueta E R, Jackson G Y, Espinoza JM, Rodríguez LA, Argueta NL, Casco YA. et al. El uso de la oxitocina en la conducción del trabajo de parto, Bloque Materno Infantil, Hospital Escuela. Rev. Fac. Cienc. Med. 2012; 9 (9): 33-39.

b) Autor corporativo

  • Grupo de Trabajo de la SEPAR. Normativa sobre el manejo de la Hemoptisis Amenazante. Arch Bronconeumol 1997; 33:31-40.
  • Instituto Nacional del Cáncer. Institutos Nacionales de Salud de los Esta dos Unidos. Complicaciones orales de la quimioterapia y la radioterapia a la cabeza y cuello: tratamiento oral y dental previo al oncológico. CANCER. Marzo 2007. 13(3): 124-32.

c) No se indica el nombre del autor:

  • Cáncer in South Africa [editorial]. S Afr Med J. 1994;84:15.

d) Suplemento de un número:

  • Leyha SS. The role of Interferon Alfa in the treatment of metastatic melanoma. Semin Oncol 1997; 24 ( 1 Supl 4) : 524-531.

e) Número sin Volumen:

  • Pastor Duran X. Informática Medica y su implantación hospitalaria. Todo Hosp 1997; (131): 7-14.

f) Sin número ni volumen:

  • Browell DA, Lennard TW. Inmunologic status of the cáncer patient and the effects of blood transfusión on antitumos responses. Curr Opin Gen Surg 1993; 325-33.

g) Paginación en números romanos

  • Fisher GA, Sikic BL. Drug resistance in clinical oncology and hematology. Introduccion. Hematol Oncol Clin North Am 1995 Abri; 9(2): XI-XII.

h) Articulo de revista, bajado de internet.

  • Ibarra G I, Fernández L C, Belmont ML, Vela AM. Elevada mortalidad y discapacidad en niños mexicanos con enfermedad de orina con olor a jarabe de arce (EOJA). [Citado 2013 Ago 01]; Gac. Méd.Méx. 2007; 143( 3):197-201. Disponible en: http://www.medigraphic.com/pdfs/-gaceta/gm-2007/gm073d.pdf.

3) Libros y Otras monografías: Autores individuales:

a) Autores individuales:

Autor/es. Título del libro. Edición. Lugar de publicación: Editorial; año. Nota: La primera edición no es necesario consignarla. La edición siempre se pone en número arábigo y abreviatura: 2ª ed. – 2nd ed. No consignar la edición cuando se trata de la primera de la obra consultada Si la abreviatura estuviera compuesta por más de un volumen, debemos citarlo a continuación del título del libro Vol.3.

Ej. Jiménez C, Riaño D. Moreno E, Jabbour N. Avances en trasplante de órganos abdominales. Madrid: Cuadecon; 1997.

b) Editor (es) Copilador (es)

Ej. Gallo Vallejo FJ, León López FJ, Martínez-Cañavate López- Montes J, Tonio Duñantesz J. Editores. Manual del residente de medicina Familiar y Comunitaria. 2ª ed. Madrid: SEMFYC; 1997.

c) Capitulo de libro

Ej. Autor/es del capítulo. Título del capítulo. En: Director/recopilador del libro. Título del libro. Edición. Lugar de publicación: Editorial; año. P. pagina inicial- final del capítulo. Buti Ferret M. Hepatitis vírica aguda. En Rodes Teixidor J, Guardia Masoo J dir. Medicina Interna Barcelona: Masson; 1997. P. 1520- 1535.

4. Otros Trabajos Publicados

a) Artículo de periódico

Autor del artículo* Título del artículo. Nombre del periódico**año mes día; Sección***: página (columna). Ponce E. Alerta en Copan por el dengue. La Prensa. 2012. Octubre. 5. Departamentos. p.28 (1) ** Los nombres de periódicos no se facilitan abreviados.

b) Material audiovisual Autor/es. Título del video [video]. Lugar de edición: Editorial; año. Aplicable a todos los soportes audiovisuales. Borrel F. La entrevista clínica. Escuchar y preguntar. [Video] Barcelona:

c) Leyes *Título de la ley**Decreto***Boletín oficial****número del boletín***** fecha de publicación. Ley Especial sobre VIH SIDA. Decreto No. 147-99. La Gaceta. No. 29,020.13.Noviembre. 1999.

d) Diccionario * Nombre del Diccionario** Numero de edición*** Lugar de edición****- Nombre de la editorial*****Año******- Término******Número de página Dorland Diccionario Enciclopédico Ilustrado de Medicina. 28ª. ed. Madrid. McGraw Hill Interamericana. 1999. Afasia. p.51.

e) Libro de La Biblia *Nombre de La Biblia**Versión***Numer edición****Lugar de edición *****Nombre editorial******Año *******Cita bíblica
Dios habla hoy. La Biblia con deuterocanónicos. Versión Popular. 2ª.ed. Sociedades Bíblicas Unidas. Puebla. 1986. Josué 1:9

f) Página principal de un sitio web. Cancer-Pain.org [Internet]. New York: Association of Cancer Online Resources, Inc.; c2000-01 [actualizado 2002 May 16; cited 2002 Jul 9]. Descargado de: http://www.cancer- pain.org/. (N. del T.: En español: actualizado 9 Jul 2002]. Disponible en:)

Tablas
Mecanografié o imprima cada tabla a doble espacio y en hoja aparte. No presente las tablas en forma de fotografía. Numere las tablas consecutivamente en el orden de su primera citación en el texto y asígnele un breve título a cada una de ellas. En cada columna figurara un breve encabezado. Las explicaciones precisas se pondrán en nota a pie de página, no en la cabecera de la tabla. En estas notas se especificaran las abreviaturas no usuales empleadas en cada tabla. Como llamadas al pie, utilícense los símbolos siguientes: *, †, ‡, ¶, **, ††, ‡‡, etc.

No trace líneas horizontales ni verticales en el interior de las tablas. Asegúrese de que cada tabla este citada en el texto. Si en la tabla se incluyen datos, publicados o no, procedentes de otra fuente se deberá contar con la autorización necesaria para reprodu cirlos y debe mencionar este hecho en la tabla. La inclusión de un número excesivo de tablas en el texto, puede dificultar la lectura del artículo.

ILUSTRACIONES (FIGURAS)
Envíe imágenes legibles, en formato JPG o GIF, con buena resolución para que puedan ser ampliadas. Tamaño media página.

Si se emplean fotografías de personas, éstas no deberán ser identificables; de lo contrario se deberá anexar el permiso por escrito para poder utilizarlas debido a la protección del derecho a la intimidad de los pacientes.

Las figuras se numeraran consecutivamente según su primera mención en el texto. Se señalaran con flechas o asteriscos las partes que se desea resaltar, y en la parte inferior de cada imagen, se escribirá una breve explicación.

Si la figura ya fue publicada, cite la fuente original y presente el permiso escrito del titular de los derechos de autor para la reproducción del material. Dicha autorización es necesaria, independientemente de quién sea el autor o editorial; la única excepción se da en los documentos de dominio público.

BIBLIOGRAFÍA
International Committee of Medical Journal Editors. Uniform Requirements for Manuscripts Submitted to Biomedical Journals: Writing and Editing for Biomedical Publication. (En Línea) Updated Dec. 2013. (Fecha de Acceso mayo. 12, 2014). Disponible en: http://www.icmje.org

Privacy Statement

Central American Journals Online (CAMJOL) is a member of the Ubiquity Partner Network coordinated by Ubiquity Press. According to the EU definitions, CAMJOL is the data controller, and Ubiquity Press are the service providers and data processors. Ubiquity Press provide the technical platform and some publishing services to CAMJOL and operate under the principle of data minimisation where only the minimal amount of personal data that is required to carry out a task is obtained.

More information on the type of data that is required can be found in Ubiquity Press’ privacy policy below.

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We take seriously our duty to process your personal data in a fair and transparent way. We collect and manage user data according to the following Privacy Policy. This document is part of our Terms of Service, and by using the press portal, affiliated journals, book, conference and repository websites (the “Websites”), you agree to the terms of this Privacy Policy and the Terms of Service. Please read the Terms of Service in their entirety, and refer to those for definitions and contacts.

What type of personal data do we handle?

There are four main categories of personal data stored by our journal platform, our press platform, and our book management system; Website User data, Author data, Reviewer data and Editor data.

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The data subjects have complete control of this data through their profile, and can request for it to be removed by contacting info@ubiquitypress.com

What do we do to keep that data secure?

We regularly backup our databases, and we use reliable cloud service providers (Amazon, Google Cloud, Linode) to ensure they are kept securely. Backups are regularly rotated and the old data is permanently deleted. We have a clear internal data handling policy, restricting access to the data and backups to key employees only. In case of a data breach, we will report the breach to the affected users, and to the press/journal contacts within 72 hours.

How do we use the data?

Personal information is only used to deliver the services provided by the publisher. Personal data is not shared externally except for author names, affiliations, emails, and links to ORCiD and social media accounts (if provided) in published articles and books which are displayed as part of the article/book and shared externally to indexes and databases. If a journal operates under open peer review then the reviewer details are published alongside the reviewer details.

How we collect and use your data:

1. When using the website

1.1 what data we collect

  • When you browse our website, we collect anonymised data about your use of the website; for example, we collect information about which pages you view, which files you download, what browser you are using, and when you were using the site.
  • When you comment on an article or book using Disqus, we are not collecting, controlling or processing the data. More details on the DISQUS privacy policy can be found on their website.
  • When you annotate an article or book, this is done via a 3rd party plugin to the website called Hypothes.is. In using this plugin we are not collecting, controlling or processing the data. More details on the Hypothes.is privacy policy can be found on their website.

1.2 why we collect the data

  • We use anonymised website usage data to monitor traffic, help fix bugs, and see overall patterns that inform future redesigns of the website, and provide reports on how frequently the publications on our site have been accessed from within their IP ranges.

1.3 what we do (and don’t do) with the data

  • We do not collect personal information that can be used to identify you when you browse the website.
  • We currently use Google Analytics for publication reports, and to improve the website and services through traffic analysis, but no personal identifying data is shared with Google (for example your computer’s IP is anonymised before transmission).

1.4 what to do if you want to get a copy of your data, or want your data to be removed

  • Please contact info@ubiquitypress.com to request a copy of your data, or for your data to be removed/anonymised.

2. When registering as an author, and submitting an article or book

2.1 what data we collect

  • When registering an account we ask you to log in and provide certain personal information (such as your name and email address), and there is the option to register using an ORCiD which will pre-fill the registration form.
  • As part of submitting an article for publication, you will need to provide personally identifying information which will be used for the peer review process, and will be published. This can include ‘Affiliation’, ‘Competing interests’, ‘Acknowledgements’.

2.2 why we collect the data

  • Registering an account allows you to log in, manage your profile, and participate as an author/reviewer/editor. We use cookies and session information to streamline your use of the website (for example in order for you to remain logged-in when you return to a journal). You can block or delete cookies and still be able to use the websites, although if you do you will then need to enter your username and password to login. In order to take advantage of certain features of the websites, you may also choose to provide us with other personal information, such as your ORCiD, but your decision to utilize these features and provide such data will always be voluntary.
  • Personal data submitted with the article or book is collected to allow follow good publication ethics during the review process, and will form part of the official published record in order for the provenance of the work to be established, and for the work to be correctly attributed.

2.3 what we do (and don’t do) with the data

  • We do not share your personal information with third parties, other than as part of providing the publishing service.
  • As a registered author in the system you may be contacted by the journal editor to submit another article.
  • Any books published on the platform are freely available to download from the publisher website in PDF, EPUB and MOBI formats on the publisher’s site.
  • Any personal data accompanying an article or a book (that will have been added by the submitting author) is published alongside it. The published data includes the names, affiliations and email addresses of all authors.
  • Any articles published on the platform are freely available to download from the publisher website in various formats (e.g. PDF, XML).
  • Ubiquity Press books and articles are typeset by SiliconChips and Diacritech.This process involves them receiving the book and book associated metadata and contacting the authors to finalise the layout. Ubiquity Press work with these suppliers to ensure that personal data is only used for the purposes of typesetting and proofing.
  • For physical purchases of books on the platform Ubiquity Press use print on demand services via Lightning Source who are responsible for printing and distribution via retailers. (For example; Amazon, Book Repository, Waterstones). Lightning Source’s privacy policy and details on data handling can be found on their website.

2.4 why we store the data

  • We store the account data so that you may choose to become a reviewer and be able to perform those tasks, or to become an author and submit an article and then track progress of that article.
  • Published personal data that accompanies an article or a book forms part of the official published record in order for the provenance of the work to be established, and for the work to be correctly attributed.

2.5 what to do if you want to get a copy of your data, or want your data to be removed

  • You are able to view, change and remove your data associated with your profile. Should you choose to completely delete your account, please contact us at support@ubiquitypress.com and we will follow up with your request as soon as possible.
  • To conform to publication ethics and best practice any personal data that is published alongside an article or book cannot be removed. If you have a query about a publication to which you are attributed please contact info@ubiquitypress.com

3. When registering as a reviewer

3.1 what data we collect

  • To become a reviewer you must first register as a user on the website, and set your preference that you would like to be considered as a reviewer. No new personal data is collected when a registered user elects to become a reviewer.
  • When registering an account we ask you to log in and provide certain personal information (such as your name and email address), and there is the option to register using an ORCiD which will pre-fill the registration form.
  • Reviewers can also be registered by editors who invite them to review a specific article. This requires the editor to provide the reviewer’s First Name, Last Name, and Email address. Normally this will be done as part of the process of inviting you to review the article or book.
  • On submitting a review, the reviewer includes a competing interest statement, they may answer questions about the quality of the article, and they will submit their recommendation.

3.2 why we collect the data

  • The data entered is used to invite the reviewer to peer review the article or book, and to contact the reviewer during and the review process.
  • If you submit a review then the details of your review, including your recommendation, your responses to any review form, your free-form responses, your competing interests statement, and any cover letter are recorded.

3.3 what we do (and don’t do) with the data

  • This data is not shared publicly and is only accessible by the Editor and system administrators of that journal or press.
  • The data will only be used in connection with that journal or press.
  • Data that is retained post final decision is kept to conform to publication ethics and best practice, to provide evidence of peer review, and to resolve any disputes relating to the peer review of the article or book.
  • For journals or presses that publish the peer reviews, you will be asked to give consent to your review being published, and a subset of the data you have submitted will become part of the published record.

3.4 what to do if you want to get a copy of your data, or want your data to be removed

  • If you would no longer like to be registered as a reviewer you can edit your profile and tick the box ‘stop being a reviewer’. This will remove you from the reviewer database, however any existing reviews you may have carried out will remain.
  • If you have been contacted by an editor to peer review an article this means that you have been registered in the system. If you would not like to be contacted for peer review you can reply to the email requesting that your data be deleted.

4. When being registered as a co-author

4.1 what data we collect

  • Co-author data is entered by the submitting author. The submitting author will already have a user account. According to standard publishing practice, the submitting author is responsible for obtaining the consent of their co-authors to be included (including having their personal data included) in the article/book being submitted to the journal/press.
  • The requested personal data for co-authors are at the bare minimum; first name, last name, institution, country, email address. This can also include; ORCID ID, Title, Middle Name, Biographical Statement, Department, Twitter Handle, Linkedin Profile Name or ImpactStory ID.

4.2 why we collect the data

  • Assuming that it is accepted for publication, this data forms part of the official published record in order for the provenance of the work to be established, and for the work to be correctly attributed.
  • Author names, affiliations and emails are required for publication and will become part of the permanent cited record.

4.3 what we do (and don’t do) with the data

  • The co-author’s personal data is stored in the author database. This personal data is only used in relation to the publication of the associated article.
  • Any co-author data collected is added to the author database and is only used in association with the article the user is co-author on.

4.5 what to do if you want to get a copy of your data, or want your data to be removed

  • To receive a copy of your data, please contact info@ubiquitypress.com
  • To conform to publication ethics and best practice any personal data that is published alongside an article or book cannot be removed. If you have a query about a publication to which you are attributed please contact info@ubiquitypress.com

5. When signing-up to receive newsletters

5.1 what data we collect

  • We require you to include your name and email address

5.2 why we collect and store the data, and for how long

  • This data would be collected to keep you updated with any news about the platform or specific journal

5.3 what we do (and don’t do) with the data

  • We use mailchimp to provide our mailing list services. Their privacy policy can be found here

5.4 what to do if you want to get a copy of your data or want your data to be removed

  • All emails sent via our newsletter client will include a link that will allow you to unsubscribe from the mailing list

Notification about change of ownership or of control of data

We may choose to buy or sell assets. In the case that control of data changes to or from Ubiquity Press and a third party, or in the case of change of ownership of Ubiquity Press or of part of the business where the control of personal data is transferred, we will do our best to inform all affected users and present the options.

(Updated: 10 September 2025)