Submissions

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Submission Preparation Checklist

As part of the submission process, authors are required to check off their submission's compliance with all of the following items, and submissions may be returned to authors that do not adhere to these guidelines.
  • El envío no ha sido publicado previamente ni se ha sometido a consideración por ninguna otra revista (o se ha proporcionado una explicación al respecto en los Comentarios al editor/a).
  • El archivo de envío está en formato OpenOffice, Microsoft Word, RTF o WordPerfect.
  • Siempre que sea posible, se proporcionan direcciones URL para las referencias.
  • El texto tiene interlineado sencillo; 12 puntos de tamaño de fuente; se utiliza cursiva en lugar de subrayado (excepto en las direcciones URL); y todas las ilustraciones, figuras y tablas se encuentran colocadas en los lugares del texto apropiados, en vez de al final.
  • El texto se adhiere a los requisitos estilísticos y biliográficos resumidos en las Directrices del autor/a, que aparecen en Acerca de la revista.
  • Si se envía a una sección evaluada por pares de la revista, deben seguirse las instrucciones en Asegurar una evaluación anónima.

Author Guidelines

ÉTICAS DE PUBLICACIÓN

AUTORÍA: Un "autor" es alguien que ha hecho contribuciones intelectuales sustantivas a un estudio publicado.

Se requiere que cada autor cumpla los siguientes criterios:

  1. Contribución sustancial a la concepción y el diseño del estudio, adquisición de datos o análisis e interpretación de datos, y
  2. La redacción del artículo o la revisión crítica del contenido intelectual, y
  3. La aprobación final de la versión que se publicará, y
  4. Ser responsable de todos los aspectos de la obra para garantizar que las interrogantes relacionadas con la exactitud o integridad de cualquier parte del trabajo sean resueltas adecuadamente.

NOTA: Es importante destacar que la adquisición de financiamiento, la recolección de datos o la supervisión general del grupo de investigación por sí sola no constituyen una base suficiente para la autoría.

CONFLICTO DE INTERESES Y DIVULGACIÓN
Al presentar un artículo para su publicación, debe acompañarse de una carta donde refiere que no existen conflictos de interes personales o financieros que influyan en el manuscrito, y en caso de existir deberan ser manifestados.

Ejemplo de Carta:
Modelo para carta de solicitud y consentimiento de publicación de artículo.
Carta de solicitud y consentimiento de publicación de artículo
Lugar y fecha
Señores Consejo Editorial Acta Pediátrica Hondureña
UNAH - Valle de Sula.
San Pedro Sula, Cortés.

Por la presente solicitamos sea publicado el artículo titulado (nombre del articulo) en la Revista Acta Pediátrica, enviado por los autores (nombres en el orden que se publicará).
Declaramos lo siguiente:

  • Hemos seguido las instrucciones para los autores de la revista.
  • Participamos completamente en la investigación, análisis de datos, preparación del manuscrito y lectura de la versión final, aceptando así la responsabilidad del contenido.
  • El artículo no ha sido publicado total ni parcialmente, ni está siendo considerado para publicación en otra revista.
  • En caso de publicación parcial en otra revista, debe hacerlo saber y enviar copia del artículo.
  • Hemos dejado constancia que no hay conflictos de interés con cualquier organización o institución.
  • Los derechos de autor son cedidos a la Revista Acta Pediátrica.
  • Toda información enviada en la solicitud de publicación y en el manuscrito es verdadera.

NOMBRES AUTORES. FIRMA. SELLO

APROBACIÓN DEL COMITÉ DE ÉTICA
Todos los estudios que involucren sujetos humanos en quienes se realice intervención, deben ser aprobadas por un Comité de Etica, y debe describirse en la sección de metodos.

TÍTULOS DE LOS ARTÍCULOS Y AUTORIA
El título debe ser conciso e informativo, que contenga los temas clave del trabajo. No usar frases declarativas ya que tienden a enfatizar una conclusión, ni preguntas, que son más apropiados para editoriales y comentarios.

Es conveniente incluir el diseño del estudio ("ensayo controlado aleatorio", "Estudio de cohortes prospectivo", etc.) en subtítulos. La ubicación de un estudio debe incluirse sólo cuando los resultados son únicos para ese lugar y no generalizables.

Escribirse en 15 palabras o menos.
Debe ir en español e ingles.

Los autores se consignaran después del título del artículo en ingles, marcados con un asterisco posterior al nombre y sin el título de cada autor, (el número de asteriscos, dependerá de la filiación que servicio que pertenece), se escribira en el extremo inferior izquierdo de la pagina inicial.

Se recomienda usar siempre el mismo nombre por derechos de autoria, idealmente el nombre completo para que no se confunda con otros autores al realizar búsquedas en la internet.

ABREVIATURAS
Usar preferiblemente abreviaturas estándar; evitar el uso de abreviaturas en el título del manuscrito. La primera vez que se usa una abreviatura debería ir precedida por el término sin abreviar, seguido de la abreviatura entreparéntesis, a menos que sea una unidad de medida estándar.

PALABRAS CLAVE
En cada manuscrito deberan presentarse de 3 a 5 Palabras Clave en español e ingles despues del resumen respectivo, que deberan buscarse en: http: ⁄⁄ decs.bvs.br ⁄ E ⁄ homepagee.htm.

PREPARACIÓN DE LOS MANUSCRITOS
Los manuscritos se presentan en documento Word a doble espacio utilizando letra Arial No. 12, en papel tamaño carta y sin exceder la extensión indicada para cada tipo de manus-crito.

En el número de palabras no está incluida la bibliografía, las palabras del resumen, cuadros y pies de figuras. Las páginas deben estar enumeradas en el ángulo inferior derecho.

Los escritos deben incluir un resumen que expresará en no más de 250 palabras el contenido del mismo, redactado en pasado con opiniones presentes, conclusiones y recomendaciones pertinentes.

El título, resumen y palabras clave deber estar traducidos al inglés de la mejor calidad académica posible.

La redacción del texto debe ser clara, sencilla y comprensible.

Se sugiere hacer uso de ilustraciones y cuadros, cuando sea estrictamente necesario. Se debe dividir el texto en apartados como se indica para cada tipo de artículo.

Los nombres de los Autores deben presentarse completos, en orden de autoría, seguidos de su más alta calificación académica y cuando lo amerite su relación laboral. La dirección electrónica del autor principal o la institución.

A. ARTÍCULOS ORIGINALES: TRABAJOS DE INVESTIGACIÓN

Los artículos originales son contribuciones originales de investigación que tienen como objetivo informar a la práctica clínica o la comprensión de un proceso de la enfermedad. Los artículos originales incluyen pero no se limitan a los ensayos clínicos, estudios de intervención, estudios de cohortes, estudios de casos y controles, evaluaciones epidemiológicas y encuestas. El objetivo debe indicar claramente la hipótesis; Los Métodos deben indicar los criterios de inclusión y el diseño del estudio. Los resultados del estudio. Las conclusiones, el resultado en relación con la hipótesis y las posibles direcciones de estudios futuros.

Título:
Utilice palabras (significado y sintaxis) que describan adecuadamente el contenido del artículo. No utilice palabras superfluas.

Resumen estructurado
(cuatro párrafos continuos con títulos en negrita): debe consistir en continuos: Antecedentes

  • Objetivo
  • Pacientes y métodos
  • Resultados
  • Conclusiones

El objetivo debe indicar claramente la hipótesis; Los Métodos deben indicar los criterios de inclusión y el diseño del estudio. Los resultados del estudio. Las conclusiones, el resultado en relación con la hipótesis y las posibles direcciones de estudios futuros.

Cuerpo del artículo:
Introducción:
Esboza el contexto más amplio que generó el estudio. Se debe redactar en un máximo de tres párrafos, en el primero se expone el problema investigado, en el segundo se argumenta bibliográficamente el problema y en el tercero se justifica la investigación y se expone en forma clara el objetivo. Se debe incluir las referencias bibliográficas pertinentes. No debe conte ner figuras.

Pacientes y Métodos:
Debe redactarse en tiempo pasado. Determinar el tipo de estudio, su tiempo de duración, el sitio de realización, la descripción clara de la selección y características de la muestra, las técnicas, procedimientos, equipos, fármacos y otras herramientas utilizadas, de forma que permita a otros investigadores reproducir los experimentos o resultados.

Los métodos estadísticos utilizados. Si hubo consentimiento informado de los sujetos a participar en el estudio.

Se podrán usar referencias bibliográficas pertinentes. Todos los estudios que involucren sujetos humanos deben ser aprobadas o consideradas exentos por una junta de revisión institucional oficial o comité de ética, lo que debería tenerse en cuenta aquí.

Cuando el manuscrito haga referencia a seres humanos el apartado se titulará Pacientes y Métodos.

Resultados:
En esta sección se debe dar respuestas concretas a los objetivos o las preguntas que figuran en la introducción. El orden de presentación de los resultados debe ser paralela a la orden de la sección de métodos. Debe redactarse en tiempo pasado. Anote los hallazgos más importantes de la investigación realizada.

De preferencia utilice la forma expositiva, solo cuando sea estrictamente necesario utilice cuadros, figuras o ilustraciones. No debe repetirse en el texto lo que se afirma en las ilustraciones, cuadros o figuras. No exprese interpretaciones, valoraciones, juicios o afirmaciones.

No utilice expresiones verbales como estimaciones cuantitativas (raro, la mayoría, ocasionalmente, a menudo) en sustitución de los valores numéricos.

Discusión:
La sección debe destacar los antecedentes en la literatura sobre el tema y la forma en los resultados actuales cambia la comprensión de una enfermedad o situación clínica. Debe redactarse en tiempo pasado. Interprete los resultados estableciendo comparaciones con otros estudios.

Debe destacarse el significado y la aplicación práctica de los resultados, las limitaciones y las recomendaciones para futuras investigaciones.

Haga hincapié en aquellos aspectos nuevos e importantes del estudio y en las conclusiones que se deriven de ellos.

Podrán incluirse recomendaciones cuan- do sea oportuno. Se considera de especial interés la discusión de estudios previos publicados en el país por lo que se sugiere revisar y citar la literatura nacional o regional relevante relacionada con el tema.

Debe evitarse que la Discusión se convierta solamente en una revisión del tema y que se repitan los conceptos que aparecieron en otras secciones. El último párrafo debe mostrar las conclusiones del estudio, presentando las implicaciones de los resultados del estudio y posibles líneas de investigación nuevas sobre el tema.

Agradecimientos:
Se recomienda reconocer las contribuciones de individuos o instituciones, tales como ayuda técnica, apoyo financiero y contribuciones intelectuales que no ameritan autoría.

Es conveniente dejar constancia escrita en la cual las personas o instituciones a quienes se da agradecimiento acepten ser mencionadas en este apartado.

Bibliografía:
Debe usarse la bibliografía estrictamente necesaria y consultada por los autores. Revisar la guía de elaboración de referencias bibliográficos en la página #327.

Conflictos de interés:
Si existen conflictos de interés deben explicarse en un apartado antes de los agradecimientos.

En caso de estudios longitudinales colocar el diagrama de flujo en cada etapa del estudio desde el enrolamiento, aleatorización, seguimiento y análisis.

B.    CASO CLÍNICO O SERIE DE CASOS CLÍNICOS

Resalta presentaciones únicas o aspectos de los procesos de enfermedad que pueden ampliar el diagnóstico diferencial y mejorar la atención al paciente.

En general, los informes de casos se incluyen 10 casos o menos. Para que un manuscrito pueda ser considerado un informe de caso,debe cumplir con al menos uno de los siguientes 3 cri terios:

  1. Impugnar un paradigma clínico o fisiopatológico existente, y / o
  2. Proporcionar un punto de partida para probar una nueva hipótesis de investigación clínica, y / o
  3. Ofrecer una "lección" clínica que puede permitirque los colegas pediatras proporcionar una mejor atención.

Los informes de casos deben consistir en un resumen no estructurado que resume el(los) caso(s), una breve introducción (longitud recomendada, 1-2 párrafos), una sección que detalla la presentación del paciente, el diagnóstico inicial y los resultados, así como una discusión que incluye una breve revisión de la literatura relevante y describe cómo este caso aporta una nueva comprensión del proceso de la enfermedad. El texto se subdividirá en: Introducción, Caso/s clínico/s y Discusión.

C.    ARTÍCULO DE REVISIÓN: REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA

Representa una actualización sobre una temática de actualidad. Pueden ser solicitados por el Concejo Editorial o enviados por los autores.

Se escribira un resumen no estructurado en español e ingles, con palabras clave en español e ingles.

Deberá contener una sección introductoria, se procederá al desarrollo del tema y al final presentará conclusiones que contribuyen a la literatura. La introducción debe describir dónde y cómo se ha realizado la búsqueda de la información, las palabras clave empleadas y los años de cobertura de las búsquedas. Se debe incluir subtítulos apropiados, ilustraciones y bibliografía actualizada.

D.    ARTÍCULO DE OPINIÓN

Consistirá en el análisis y recomendaciones sobre un tema particular con aportaciones originales por el autor. Constará de una introducción y desarrollo del tema.

El Consejo Editorial se reserva el derecho de editar el texto particularmente en torno a su longitud.

Procurará que las partes involucradas sean informadas y puedan hacer consideraciones.

E.     IMAGEN EN LA PRÁCTICA CLÍNICA

Consiste en una imagen de interés especial, con resolución de imagen apropiada y señalizaciones que resalten aspectos de interés.

Deberá contener un pie de foto no mayor de 200 palabras. El autor deberá indicar taxativamente si la imagen ha sido editada electrónicamente.

F.     OTROS:
El Act Ped Hond podrá considerar para publicación artículos tales como normas generadas por instituciones gubernamentales u organizaciones profesionales que requieran la máxima difusión posible.

G. ANUNCIOS:
Anuncio de productos o servicios comerciales. Esta sección será regulada por el Comité Editor.

GUÍA PARA ELABORACIÓN DE REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Las Referencias bibliográficas serán elaboradas de acuerdo a la National Library of Medicine (NLM), Index Medicus. www.ncbi.nlm.nih.gov/books/NBK7256/.

Los Titulos de Revistas; según lista de revistas indexadas en Index Medicus que la NLM publica anualmente. http://www.ncbi.nlm.nih.gov/PubMed.

Numere las referencias consecutivamente según el orden en que se mencionan por primera vez en el texto, tablas y/o leyendas.

Use números arábigos entre paréntesis, en subíndice (1).

No citar resúmenes como referencia.

De preferencia, 80% de la última década.

Libro: Apellido e inicial del nombre del autor. Título. Edición. Ciudad de edición: Editorial; año de publicación. (si es la primera edición, no se consigna).

Ej. Porter R. Breve historia de la medicina: las personas, la enfermedad y la atención sanitaria. Madrid: Taurus; 2003.

En caso de ser mas de 6 autores, se escriben los primeros seis, seguidos de, et. al.,

Ej. Fauci AS, Braunwald E, Isselbacher KJ, Wilson JD, Martin JB, Kasper DL, et. al., editors. Harrison’s principles of internal medicine. 14th ed. New York: McGraw Hill, Health Professions División; 1998.

Capítulo de libro: Autor. Título del capítulo. En: Autor del libro. Título del libro. Edición del libro. Ciudad de edición: Editorial; año de publicación. P inicial – final del capítulo.

Ej. capítulo de libro; Buti Ferret M. Hepatitis vírica aguda. En: Rodés Teixidor J, Guardia Massó J Dir. Medicina Interna. Barcelona: Masson;1997.p.1520-1535.

Artículo de revista: Apellido e inicial del nombre del autor/a. Título del artículo. Título de la revista en forma abreviada. Año de publicación; volumen (numero): pagina inicial- final.

Ej. Articulo revista; Barahona J L, Wildt R D. Apendicitis aguda ¿Ser o no ser? Revisión bibliográfica pediátrica. Rev Med Hondur 2009; 77(3):118-121.

Autor corporativo: Grupo de trabajo de la SEPAR. Normativa sobre el manejo de la hemoptisis amenazante. Arch Bronconeumol. 1997; 33:31-40.

Ej. Sin nombre de autor: Cáncer in South Africa [editorial]. S Afr Med J. 1994;84:15.

Artículo con retracción, Ej. : Garey CE. Ceruloplasmin gene defect associated with epilepsy in the mice [retracción de Garey CE. En Nat Genet 1994:6:426-31]. Nat Genet 1995; 11:104.

Artículo de revista en internet: Ramírez ZA, Díaz TV, Rojas BCV, Behrens PMI, Kubisch Ch. Migraña con aura: Una mirada molecular a un problema here- ditario. Rev. chil. neuro-psiquiatr. [revista en la Internet]. Jun 2006 [citado 24 Sep 2014 24]; 44(2): 98-104. Disponible en: http://www.scielo.cl/scielo.php?script=sci_arttext&pid= S0717-92272006000200003 &lng=es. http://dx.doi.org/10.4067/S0717- 92272006000200 003.

Página principal sitio web: Cancer-Pain.org [internet]. New York: Association of Cancer Online Resources, Inc.; 2000-01 [actualizado 16 mayo 2012; consultado 9 jul 2012]. Disponible en: http//www.cáncer-pain.org/.

Artículo de periódico: Autor del artículo. Título del artículo. Nombre del periódico. día, mes, año; sección: página (columna).

FIGURAS, TABLAS Y MATERIALES SUPLEMENTARIOS

Figuras:
Deben estar citadas en el texto y numerarse segun orden de aparición,

Cada figura o imagen debe tener un título indicativo que estará escrito fuera de ella. Cada figura debe ir acompañada de una leyenda que no exceda de 50 palabras.

Abreviaturas previamente expandidas en el texto son aceptables.

Las figuras deben estar claramente etiquetados, pre ensamblados y presentarse a escala por ejemplo con flechas, asteriscos, etc.

Los lectores deben ser capaces de entender las cifras sin hacer referencia al texto.

Requisitos técnicos de las fotos: Los siguientes tipos de archivos son aceptables: TIFF, JPG, EPS, PSD y PDF. Archivos de color deben estar en modo CMYK (cian, magenta, amarillo, negro).

Evite los gráficos circulares, gráficos en 3 dimensiones, y el exceso de tinta en general. Asegúrese de que los ejes de las gráficas estén etiquetados, incluyendo unidades de medida, y que la fuente es lo suficientemente grande como para leerse.

Eliminar leyendas u otro material a partir del gráfico si se hace la imagen más pequeña.

Los Gráficos de color deben ser interpretables si son fotocopiados en blanco y negro.

Tablas: Los cuadros irán numerados en el orden en que son citadas en el texto y con encabezados apropiados.

Las tablas no deben reiterar la información presentada en la sección de resultados, sino que debe proporcionar datos claros y concisos que ilustran aún más el punto principal. Datos tabulares deben estar directamente relacionados a la hipótesis.

Las tablas deben ser auto-explicativas. Evite las abreviaturas; definir cualquier siglas en notas al pie de la tabla.

Evite el exceso de dígitos y el exceso de tinta en general. Siempre que sea posible, filas deben estar en un orden significativo (por ejemplo, el orden de mayor a menor frecuencia).

Proporcionar unidades de medición para todos los números.

En general, sólo un tipo de datos debe ser en cada columna de la tabla.

Al finalizar la tabla, se debe escribir la fuente de donde se obtuvo (la bibliografía o si es propia).

PRESENTACIÓN DE LOS NÚMEROS Y LAS PRUEBAS ESTADÍSTICAS
Los resultados en el resumen y el documento general, debe incluir las estimaciones del tamaño del efecto e intervalos de confianza del 95 % entre corchetes, y los valores de P entre paréntesis. No haga simple declaraciones que la diferencia fue estadísticamente significativo.

Se debe proporcionar los métodos estadísticos para la obtención de todos los valores de P.

Las unidades de las variables independientes deben ser proporcionadas en las tablas y secciones de resultados si se proporcionan coeficientes de regresión.

Las ecuaciones deben escribirse exactamente como van a aparecer en el manuscrito final.

Privacy Statement

Central American Journals Online (CAMJOL) is a member of the Ubiquity Partner Network coordinated by Ubiquity Press. According to the EU definitions, CAMJOL is the data controller, and Ubiquity Press are the service providers and data processors. Ubiquity Press provide the technical platform and some publishing services to CAMJOL and operate under the principle of data minimisation where only the minimal amount of personal data that is required to carry out a task is obtained.

More information on the type of data that is required can be found in Ubiquity Press’ privacy policy below.

Ubiquity Press Privacy Policy

We take seriously our duty to process your personal data in a fair and transparent way. We collect and manage user data according to the following Privacy Policy. This document is part of our Terms of Service, and by using the press portal, affiliated journals, book, conference and repository websites (the “Websites”), you agree to the terms of this Privacy Policy and the Terms of Service. Please read the Terms of Service in their entirety, and refer to those for definitions and contacts.

What type of personal data do we handle?

There are four main categories of personal data stored by our journal platform, our press platform, and our book management system; Website User data, Author data, Reviewer data and Editor data.

The minimum personal data that are stored are:

  • full name
  • email address
  • affiliation (department, and institution)
  • country of residence

Optionally, the user can provide:

  • salutation
  • gender
  • associated URL
  • phone number
  • fax number
  • reviewing interests
  • mailing address
  • ORCiD
  • a short biography
  • interests
  • Twitter profile
  • LinkedIn profile
  • ImpactStory profile
  • profile picture

The data subjects have complete control of this data through their profile, and can request for it to be removed by contacting info@ubiquitypress.com

What do we do to keep that data secure?

We regularly backup our databases, and we use reliable cloud service providers (Amazon, Google Cloud, Linode) to ensure they are kept securely. Backups are regularly rotated and the old data is permanently deleted. We have a clear internal data handling policy, restricting access to the data and backups to key employees only. In case of a data breach, we will report the breach to the affected users, and to the press/journal contacts within 72 hours.

How do we use the data?

Personal information is only used to deliver the services provided by the publisher. Personal data is not shared externally except for author names, affiliations, emails, and links to ORCiD and social media accounts (if provided) in published articles and books which are displayed as part of the article/book and shared externally to indexes and databases. If a journal operates under open peer review then the reviewer details are published alongside the reviewer details.

How we collect and use your data:

1. When using the website

1.1 what data we collect

  • When you browse our website, we collect anonymised data about your use of the website; for example, we collect information about which pages you view, which files you download, what browser you are using, and when you were using the site.
  • When you comment on an article or book using Disqus, we are not collecting, controlling or processing the data. More details on the DISQUS privacy policy can be found on their website.
  • When you annotate an article or book, this is done via a 3rd party plugin to the website called Hypothes.is. In using this plugin we are not collecting, controlling or processing the data. More details on the Hypothes.is privacy policy can be found on their website.

1.2 why we collect the data

  • We use anonymised website usage data to monitor traffic, help fix bugs, and see overall patterns that inform future redesigns of the website, and provide reports on how frequently the publications on our site have been accessed from within their IP ranges.

1.3 what we do (and don’t do) with the data

  • We do not collect personal information that can be used to identify you when you browse the website.
  • We currently use Google Analytics for publication reports, and to improve the website and services through traffic analysis, but no personal identifying data is shared with Google (for example your computer’s IP is anonymised before transmission).

1.4 what to do if you want to get a copy of your data, or want your data to be removed

  • Please contact info@ubiquitypress.com to request a copy of your data, or for your data to be removed/anonymised.

2. When registering as an author, and submitting an article or book

2.1 what data we collect

  • When registering an account we ask you to log in and provide certain personal information (such as your name and email address), and there is the option to register using an ORCiD which will pre-fill the registration form.
  • As part of submitting an article for publication, you will need to provide personally identifying information which will be used for the peer review process, and will be published. This can include ‘Affiliation’, ‘Competing interests’, ‘Acknowledgements’.

2.2 why we collect the data

  • Registering an account allows you to log in, manage your profile, and participate as an author/reviewer/editor. We use cookies and session information to streamline your use of the website (for example in order for you to remain logged-in when you return to a journal). You can block or delete cookies and still be able to use the websites, although if you do you will then need to enter your username and password to login. In order to take advantage of certain features of the websites, you may also choose to provide us with other personal information, such as your ORCiD, but your decision to utilize these features and provide such data will always be voluntary.
  • Personal data submitted with the article or book is collected to allow follow good publication ethics during the review process, and will form part of the official published record in order for the provenance of the work to be established, and for the work to be correctly attributed.

2.3 what we do (and don’t do) with the data

  • We do not share your personal information with third parties, other than as part of providing the publishing service.
  • As a registered author in the system you may be contacted by the journal editor to submit another article.
  • Any books published on the platform are freely available to download from the publisher website in PDF, EPUB and MOBI formats on the publisher’s site.
  • Any personal data accompanying an article or a book (that will have been added by the submitting author) is published alongside it. The published data includes the names, affiliations and email addresses of all authors.
  • Any articles published on the platform are freely available to download from the publisher website in various formats (e.g. PDF, XML).
  • Ubiquity Press books and articles are typeset by SiliconChips and Diacritech.This process involves them receiving the book and book associated metadata and contacting the authors to finalise the layout. Ubiquity Press work with these suppliers to ensure that personal data is only used for the purposes of typesetting and proofing.
  • For physical purchases of books on the platform Ubiquity Press use print on demand services via Lightning Source who are responsible for printing and distribution via retailers. (For example; Amazon, Book Repository, Waterstones). Lightning Source’s privacy policy and details on data handling can be found on their website.

2.4 why we store the data

  • We store the account data so that you may choose to become a reviewer and be able to perform those tasks, or to become an author and submit an article and then track progress of that article.
  • Published personal data that accompanies an article or a book forms part of the official published record in order for the provenance of the work to be established, and for the work to be correctly attributed.

2.5 what to do if you want to get a copy of your data, or want your data to be removed

  • You are able to view, change and remove your data associated with your profile. Should you choose to completely delete your account, please contact us at support@ubiquitypress.com and we will follow up with your request as soon as possible.
  • To conform to publication ethics and best practice any personal data that is published alongside an article or book cannot be removed. If you have a query about a publication to which you are attributed please contact info@ubiquitypress.com

3. When registering as a reviewer

3.1 what data we collect

  • To become a reviewer you must first register as a user on the website, and set your preference that you would like to be considered as a reviewer. No new personal data is collected when a registered user elects to become a reviewer.
  • When registering an account we ask you to log in and provide certain personal information (such as your name and email address), and there is the option to register using an ORCiD which will pre-fill the registration form.
  • Reviewers can also be registered by editors who invite them to review a specific article. This requires the editor to provide the reviewer’s First Name, Last Name, and Email address. Normally this will be done as part of the process of inviting you to review the article or book.
  • On submitting a review, the reviewer includes a competing interest statement, they may answer questions about the quality of the article, and they will submit their recommendation.

3.2 why we collect the data

  • The data entered is used to invite the reviewer to peer review the article or book, and to contact the reviewer during and the review process.
  • If you submit a review then the details of your review, including your recommendation, your responses to any review form, your free-form responses, your competing interests statement, and any cover letter are recorded.

3.3 what we do (and don’t do) with the data

  • This data is not shared publicly and is only accessible by the Editor and system administrators of that journal or press.
  • The data will only be used in connection with that journal or press.
  • Data that is retained post final decision is kept to conform to publication ethics and best practice, to provide evidence of peer review, and to resolve any disputes relating to the peer review of the article or book.
  • For journals or presses that publish the peer reviews, you will be asked to give consent to your review being published, and a subset of the data you have submitted will become part of the published record.

3.4 what to do if you want to get a copy of your data, or want your data to be removed

  • If you would no longer like to be registered as a reviewer you can edit your profile and tick the box ‘stop being a reviewer’. This will remove you from the reviewer database, however any existing reviews you may have carried out will remain.
  • If you have been contacted by an editor to peer review an article this means that you have been registered in the system. If you would not like to be contacted for peer review you can reply to the email requesting that your data be deleted.

4. When being registered as a co-author

4.1 what data we collect

  • Co-author data is entered by the submitting author. The submitting author will already have a user account. According to standard publishing practice, the submitting author is responsible for obtaining the consent of their co-authors to be included (including having their personal data included) in the article/book being submitted to the journal/press.
  • The requested personal data for co-authors are at the bare minimum; first name, last name, institution, country, email address. This can also include; ORCID ID, Title, Middle Name, Biographical Statement, Department, Twitter Handle, Linkedin Profile Name or ImpactStory ID.

4.2 why we collect the data

  • Assuming that it is accepted for publication, this data forms part of the official published record in order for the provenance of the work to be established, and for the work to be correctly attributed.
  • Author names, affiliations and emails are required for publication and will become part of the permanent cited record.

4.3 what we do (and don’t do) with the data

  • The co-author’s personal data is stored in the author database. This personal data is only used in relation to the publication of the associated article.
  • Any co-author data collected is added to the author database and is only used in association with the article the user is co-author on.

4.5 what to do if you want to get a copy of your data, or want your data to be removed

  • To receive a copy of your data, please contact info@ubiquitypress.com
  • To conform to publication ethics and best practice any personal data that is published alongside an article or book cannot be removed. If you have a query about a publication to which you are attributed please contact info@ubiquitypress.com

5. When signing-up to receive newsletters

5.1 what data we collect

  • We require you to include your name and email address

5.2 why we collect and store the data, and for how long

  • This data would be collected to keep you updated with any news about the platform or specific journal

5.3 what we do (and don’t do) with the data

  • We use mailchimp to provide our mailing list services. Their privacy policy can be found here

5.4 what to do if you want to get a copy of your data or want your data to be removed

  • All emails sent via our newsletter client will include a link that will allow you to unsubscribe from the mailing list

Notification about change of ownership or of control of data

We may choose to buy or sell assets. In the case that control of data changes to or from Ubiquity Press and a third party, or in the case of change of ownership of Ubiquity Press or of part of the business where the control of personal data is transferred, we will do our best to inform all affected users and present the options.

(Updated: 10 September 2025)