Submissions

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Submission Preparation Checklist

As part of the submission process, authors are required to check off their submission's compliance with all of the following items, and submissions may be returned to authors that do not adhere to these guidelines.
  • El artículo no sido publicado previamente, ni está en estos momentos en revisión en otra revista.
  • El archivo de texto está en formato .doc o .docx y las imagenes en formato .tiff o .jpeg.
  • El texto tiene interlineado simple, utiliza una fuente de 12 puntos, emplea cursiva en los nombres científicos y todas las ilustraciones, figuras y tablas están dentro del texto en los lugares adecuados.
  • El texto cumple con los requisitos bibliográficos y de estilo descritos en las Directrices para autores.
  • Se han seguido las instrucciones para garantizar una revisión a ciegas.
  • Toda las referencias listadas en la bibliografía están citadas en el texto y todo la citado en el texto está listado en la bibliografía.

Author Guidelines

Preparación de manuscritos

El manuscrito a someter debe prepararse siguiendo las siguientes instrucciones:

  • Documento en formato .doc o .docx. en fuente Times New Roman de 12 puntos con interlineado doble utilizando una columna, con márgenes de 2.54 cm a cada lado (1 pulgada) y en papel tamaño carta.
  • No utilice doble espacio entre párrafos.
  • No utilice doble espacio en cuadros.
  • Todas las páginas debe ser numeradas y tener numeración de líneas continuo.
  • Prepare el documento con justificación a la izquierda. No justifique el documento a la derecha.
  • Use un solo espacio después de cada punto.
  • No utilice palabras en mayúsculas.
  • Use la tecla tab para iniciar cada párrafo nuevo.
  • Limite el uso de listas. Las listas enumeradas disminuyen la fácil lectura de los documentos y minimizan la calidad de los escritos científicos normalmente esperados en Ceiba.
  • Prepare una hoja de título y autores separada al manuscrito. No incluya ninguna información identificable en el manuscrito.
  • Utilice las directrices de publicación APA 7ma edición para redactar el manuscrito y realizar sus referencias bibliográficas dentro del texto y listado de referencias al final del manuscrito.

La longitud del manuscrito deberá apegarse al tipo de artículo de acuerdo con las siguientes directrices:

Investigaciones originales. El manuscrito debe contener no más de 8,000 palabras a doble espacio excluyendo la página del título, resumen (no mayor a 300 palabras) y referencias bibliográficas. El manuscrito incluye las secciones de resumen, palabras clave (no más de 5 palabras o frases cortas que representen el contenido esencial del artículo), introducción, propósito/objetivos, marco teórico (si aplica), metodología, resultados/discusión, conclusiones/recomendaciones y referencias bibliográficas. Autor (es/as) tienen flexibilidad de incluir subsecciones de ser pertinentes para facilitar la lectura del artículo.

Revisiones de literatura. El manuscrito debe contener no más de 6,000 palabras excluyendo la página del título, resumen y referencias bibliográficas. El manuscrito incluye las secciones de resumen (máximo 250 palabras), palabras clave (no más de 5 palabras que permiten caracterizar el contenido de la revisión de literatura: introducción, propósito/objetivos, metodología (si aplica), contenido (definido en secciones de acuerdo con la temática), conclusiones y referencias bibliográficas. Autor (es/as) tienen flexibilidad de incluir subsecciones de ser pertinentes para facilitar la lectura del artículo.

Notas técnicas. El manuscrito debe contener no más de 3,500 palabras excluyendo la página del título, resumen y referencias bibliográficas. La presentación del manuscrito es más flexible y de acuerdo con el criterio del autor. Se recomienda que incluya las secciones de resumen, palabras clave (no más de 5 palabras que permiten caracterizar la naturaleza de la nota técnica), introducción, propósito/ objetivo, materiales y métodos, resultados/discusión, conclusiones e implicaciones y referencias bibliográficas. Autor (es/as) tienen flexibilidad de incluir subsecciones de ser pertinentes para facilitar la lectura del artículo.

Notas orientadas a políticas (policy brief). El manuscrito debe contener no más de 3,500 palabras excluyendo la página del título, resumen y referencias bibliográficas. La presentación del manuscrito es más flexible y de acuerdo con el criterio del autor. Se recomienda que incluya las secciones de resumen, palabras clave (no más de 5 palabras que permiten caracterizar la naturaleza de la nota orientada a la política), introducción, contenido (definido en secciones de acuerdo con la temática), conclusiones/implicaciones/recomendaciones y referencias bibliográficas. Autor (es/as) tienen flexibilidad de incluir subsecciones de ser pertinentes para facilitar la lectura del artículo.

Página de título y afiliaciones de autores

El manuscrito, al ser sometido, debe contar con una página preparada adicionalmente que presente la información pertinente al artículo el/los/las autor (es/as). El documento de manuscrito no debe contener ninguna información identificable para permitir un proceso de revisión de pares anónimo.

Titulo. Es preferible que el título no exceda 15 palabras. Se debe evitar el uso de nombres científicos cuando el nombre común es bien conocido y no es ambiguo, por ejemplo: maíz, soya, frijol, tomate, repollo, arroz, cerdos, vacas, caballos, gallinas, etc. Use nombres científicos para todos los casos en los que el nombre común pudiese presentar alguna ambigüedad para el lector. El nombre científico debe estar acompañado de la autoridad taxonómica y el taxón al que pertenece.

 Autor (es/as). Se recomienda listar a todos los individuos involucrados y la publicación de sus nombres de manera consistente. Para todos los autores se debe incluir: facultad o departamento e institución de afiliación, ciudad, país y número ORCID. Si los autores tienen diferentes afiliaciones, debe indicar con superíndice utilizando números.

 Para más información sobre ORCID y como obtener su número, visita la página web: https://orcid.org/

Resumen

Escriba el resumen en un solo párrafo. Este compendio no debe tener más de 250 palabras y debe ser presentar los principales puntos del manuscrito, incluyendo introducción, objetivos, materiales y métodos, resultados y conclusiones. No haga referencia a figuras, cuadros ni bibliografía. Los nombres científicos deben estar acompañado de la autoridad taxonómica. Si el artículo es en inglés debe traducir las palabras clave y el resumen al español.

Palabras clave

Estas son las palabras que se usan para la búsqueda del artículo y que usan los lectores para tener más información sobre el tema del artículo. Estas palabras no aparecen en el título, pero describan adecuadamente el contenido del artículo. Puede ser una sola palabra (insecticida, plaguicida, labranza, virus) o frases cortas (agricultura orgánica, labranza de conservación, desarrollo rural, conservación biológica) y deben estar en orden alfabético. Coloque una coma entre cada palabra o frase.

Secciones dentro del manuscrito

De acuerdo con el tipo de artículo, se recomienda seguir las siguientes directrices para el desarrollo el contenido del manuscrito. Los títulos de las secciones deben estar centrados y en negrilla, sólo va en mayúscula la primera letra. Empiece las subsecciones en el margen izquierdo y use negrillas. Todos los nombres científicos deben estar en itálica y deben estar acompañado de la autoridad taxonómica la primera vez que aparecen en el texto. Palabras en un idioma diferente al del texto del artículo van en itálicas si no se refieren a un nombre propio. Solo use comillas para referirse a texto literal de otra fuente, nunca use comillas para referirse a nombres de lugares o programas de computación.

Figuras y cuadros

Enumere las figuras y cuadros con números arábigos, pero use una secuencia separada para las cada uno. Toda ilustración, gráfico o cuadro debe explicarse por sí solos, esto significa que el lector debe entenderlos totalmente sin tener que buscar información adicional en el texto. Las figuras incluyen gráficas de datos, fotos e ilustraciones pertinentes a la investigación.

Consideraciones especiales:

  • En el caso de cuadros el título, los encabezados de columna y el pie del cuadro deben dar toda la información para entenderlo. 
  • En el caso de presentar cuadros, se deberán colocar a espacio sencillo inmediatamente después de su mención en el texto. Cuadros extensos (mayores a una página) deberán incorporarse como apéndice y referenciarse dentro del articulo como apéndice.
  • En el caso de gráficos, las leyendas en los ejes deben indicar la variable y las unidades de medida. Evite el uso de colores difíciles de leer.
  • Las figuras deben enviarse como archivos complementarios en formato png de alta calidad.

N´úmeros

Use números arábigos para todos los números con dos o más dígitos y para todas las medidas de tiempo, peso, largo, área, cantidad, concentración, grados de temperatura, excepto cuando el número es la primera palabra de una oración.  Escriba el número en palabras si es la primera palabra de una oración o si es menos de 10 y no corresponde a una medida, excepto cuando en una serie un número tiene dos o más dígitos. Use punto para los decimales y comas para separar los miles. Para valores decimales coloque un cero antes del punto decimal. Utilice dos decimales cuando la cifra tiene un número entero, un decimal cuando la cifra tiene dos números enteros, y ningún decimal cuando la cifra tiene tres o más números enteros.

Los datos no deben incluir más decimales que los determinados durante la toma de los datos. Omita las cifras que no son significantes. La manera como determinó el porcentaje durante la recolección de los datos le indicará cuantos decimales reportar. Por ejemplo, si determinó el peso de una muestra y la balanza sólo daba el peso en gramos sin decimales, no debe reportar decimales que no fueron determinados.  Sin embargo, si ha usado una balanza que tiene dos cifras decimales, entonces puede reportar dos decimales. Use el sistema métrico decimal para todos sus datos. Evite el uso de manzanas, vara, pulgadas o galones.

Ecuaciones 

Centre las ecuaciones en una línea separada y numérelas empezando con 1 y coloque este número en paréntesis angulares en el margen izquierdo.
Ejemplo:
                                            [1]                  Y= a + bx                

Nombre de plaguicidas

A la primera mención de un plaguicida en el título, resumen y texto del manuscrito, use el nombre común, seguido del nombre químico en paréntesis. Después use solamente el nombre común. Evite el uso de nombres comerciales de plaguicidas.

Nomenclatura

Para las plantas, animales y bacterias se debe dar el nombre científico y la autoridad la primera vez que se menciona en el título, resumen y texto de acuerdo con las normas de nomenclatura de cada grupo. Al mencionar de nuevo el nombre científico se debe abreviar el género con su primera letra en mayúscula. Todos los nombres científicos en cuadros y figuras deben llevar la autoridad taxonómica. Use el nombre de la jerarquía superior más adecuada: orden o familia, u orden y familia, a la que pertenece la especie, en el título y en la primera vez que se mencione la especie en el texto para cada nombre científico. Ejemplos: Diabrotica virgifera LeConte (Coleoptera: Chrysomelidae); Bougainvillea glabra Choisy (Nyctaginaceae); Heterorhabditis bacteriophora Poinar (Rhabditida: Heterorhabditidae).

La autoridad taxonómica va en paréntesis solo en los casos donde la especie se ha transferido de género originalmente asignado. Ejemplo: Aedes albopictus (Skuse). Nunca se debe abreviar la autoridad taxonómica.

La nomenclatura de plantas, animales, bacterias y virus obedecen reglas diferentes establecidas por códigos diferentes de nomenclatura, familiarícese con estas para el uso correcto de los nombres, las autoridades y la jerarquía. Código Internacional de Nomenclatura para Algas, Hongos y Plantas (PDF en español, 2MB)Código Internacional de Nomenclatura de BacteriasCódigo Internacional de Nomenclatura Zoológica y Comité Internacional de Taxonomía de Virus.

Use un nombre común general del animal antes del nombre científico en el título. Ejemplos: Presencia de la garrapata Rhipicephalus microplus (Canestrini) (Acari: Ixodidae) en los hatos lecheros de Zamorano, Honduras; uso del nematodo Steinernema carpocapsae (Weiser) (Rhabditida: Steinernematidae) para el control de la gallina ciega Phyllophaga spp (Coleoptera: Scarabaeidae).

No use la palabra "cultivar" para plantas, use "variedad". En casos de desconocer el nombre de la especie use "sp." si cree que se trata de una sola especie o "spp." si cree que se trata de varias especies.

Abreviaturas o símbolos

Evite el uso de abreviaturas en el texto excepto en las unidades de medida.  El nombre completo al que sustituye la abreviación debe preceder el empleo de ésta, a menos que sea una unidad de medida estándar. Las unidades de medida se expresarán preferentemente en Unidades del Sistema Internacional (Unidades SI). Antes de cada símbolo se debe dejar un espacio. Las abreviaturas y los símbolos usados son:

 

Cuadro 1

 

Abreviaturas o símbolos más frecuentemente utilizados en Ceiba

Término o Unidad de medida

Símbolo o Abreviaturas

análisis de varianza

ANDEVA

calorías

cal

centímetro

cm

centímetro cuadrado

cm2

centímetro cúbico

cm3

circa (latín: aproximadamente)

circa, c., o ≈

coeficiente de correlación lineal

r

coeficiente de determinación lineal

r2

coeficiente de determinación de una correlación simple no lineal o de una correlación múltiple

R2

coeficiente de variación

CV

concentración letal media

CL50

desviación estándar

DE

diferencia mínima significativa

DMS

división

÷

dosis de efectividad media

DE50

dosis letal media

DL50

error estándar

EE

este (dirección)

E

especie

sp.

especies

spp.

et alii (latín: y otros)

et al.

et cetera (latín: y otros)

etc.

exempli gratia (latín: por ejemplo)

e.g.

grados de libertad

gl

grado centígrado o Celsius

°C

grado Fahrenheit

°F

gramo

g

hectárea

ha

ingrediente activo

i.a.

id est (latín: eso es)

i.e.

igual o mayor que

igual o menor que

kilómetro

km

litro

L

logaritmo (base 10)

log

logaritmo (base e)

ln

mayor que

más o menos

±

menor que

metro

m

metro cuadrado

m2

metro cúbico

m3

metros sobre el nivel del mar

msnm

microgramo

μg

microlitro

μl

micrómetro

μm

miliequivalente

me

miligramo

mg

mililitro

ml

milímetro

mm

milímetro cuadrado

mm2

milímetro cúbico

mm3

molar

M

multiplicación

×

nanómetro

nm

normal

N

norte (dirección)

N

no significativo

NS o ns

oeste (dirección)

O

partes por millón

ppm

porcentaje

%

probabilidad (estadística)

P

significativo al 5%

*

significativo al 1%

**

sur (dirección)

S

tonelada (1000 kg)

t

vatio

W

voltio

V

Contribución de autoría y reconocimiento a colaboradores

Con el propósito de plasmar de manera transparente la contribución de los autores en el manuscrito, los/las autores (as) deben describir la contribución de cada autor (a) en la hoja de título utilizando los criterios CrediT (Contributor Role Taxonomy). Un autor (a) puede contribuir en múltiples roles del proceso de investigación y desarrollo del manuscrito para publicación.

Los roles definidos y reconocidos en Ceiba son los descritos por la taxonomía de roles de contribución académica (CrediT):

Conceptualización - Ideas, formulación o evolución de los objetivos y metas generales de la investigación.

Curación de datos - Actividades de gestión para anotar (producir metadatos), depurar datos y mantener los datos de la investigación (incluido el código de software, cuando sea necesario para interpretar los propios datos) para su uso inicial y su posterior reutilización.

Análisis formal - Aplicación de técnicas estadísticas, matemáticas, computacionales u otras técnicas formales para analizar o sintetizar datos de estudio.

Adquisición de fondos - Adquisición del apoyo financiero para el proyecto que conduce a esta publicación.

Investigación - Realización de una investigación y proceso de investigación, realizando específicamente los experimentos, o la recolección de datos / evidencia.

Metodología - Desarrollo o diseño de la metodología y creación de modelos.

Administración del proyecto - Responsabilidad de gestión y coordinación de la planificación y realización de la actividad de investigación.

Recursos - Suministro de materiales de estudio, reactivos, materiales, pacientes, muestras de laboratorio, animales, instrumentación, recursos informáticos u otras herramientas de análisis.

Software - Programación, desarrollo de software, diseño de programas informáticos, implementación del código informático y de los algoritmos de apoyo, pruebas de los componentes de código existentes.

Supervisión - Responsabilidad de supervisión y liderazgo en la planificación y realización de actividades de investigación, lo que incluye la tutoría externa al equipo central.

Validación - Verificación -, ya sea como parte de la actividad o por separado, de la replicabilidad / reproducción general de los resultados / experimentos u otros productos de la investigación.

Visualización - Preparación - creación o presentación del trabajo publicado, específicamente la visualización / presentación de datos.

Redacción - borrador original - Preparación, creación o presentación del trabajo publicado, específicamente la redacción del borrador inicial (se incluye la traducción sustantiva).

Redacción - revisión y edición - Preparación, creación o presentación del trabajo publicado por los miembros del grupo de investigación original, específicamente revisión crítica, comentario o revisión - se deben incluir las etapas previas o posteriores a la publicación.

Ejemplo de contribución de autores:

Contribuciones de autores: A. Perez - Conceptualización de la investigación; planificación y supervisión de la investigación; recolección, procesamiento y análisis de datos; redacción de borrador original. C. Medina - Conceptualización de la investigación; planificación, coordinación y supervisión de la investigación; recolección, procesamiento y análisis de datos; revisión de borrador original y artículo final. I. Fernández - Conceptualización de la investigación; planificación y supervisión de la investigación; revisión de borrador original y artículo final. S. Soto - Conceptualización de la investigación; planificación y supervisión de la investigación; procesamiento y análisis de datos; revisión y edición de borrador original y artículo final.

Para más información sobre CrediT puede consultar:

Referencias biblográficas 

Ceiba utiliza el formato APA 7ma edición. Instrucciones para las citas dentro del texto y la bibliografía pueden encontrarse en https://normas-apa.org/wp-content/uploads/Guia-Normas-APA-7ma-edicion.pdf. Ninguna referencia debe estar en la lista de literatura citada y no aparecer en el texto y viceversa.   

Directrices generales de citación en texto:

Un autor o editor:

  • Cita narrativa: Popenoe (1951) Malo (1999) Hincapié (2006).
  • Cita parentética: (Popenoe, 1951) (Malo, 1999) (Hincapié, 2006).

Dos autores o editores (se pueden colocar los dos apellidos de los autores o solo uno):

  • Cita narrativa: Williams y Allen (1954) Peñalba Vásquez y Guerra Castillo (2013) Peñalba y Guerra (2013).
  • Cita parentética: (Williams y Allen, 1954) (Peñalba Vásquez y Guerra Castillo, 2013) (Peñalba y Guerra, 2013).

Tres o más autores

  • Cita narrativa: Zorrilla et al (2018) Bautista et al (2006) Anderson et al (2021).
  • Cita parentética: (Zorrilla et al., 2018) (Bautista et al., 2006) (Anderson et al., 2021)

Una organización o empresa como autor

  • Primera vez que se menciona la organización o empresa:
    • Cita narrativa: Organización de las Naciones Unidas (ONU, 2021)
    • Cita parentética: (Organización de las Naciones Unidas [ONU], 2021)
  • Siguientes citas:
    • Cita narrativa: FAO (2017) Bayer (2010) ONU (2021)
    • Cita parentética: (FAO, 2017) (Bayer, 2010) (ONU, 2021)

Autor desconocido. Use solo el título:

  • Cita narrativa: Cool energy; the renewable solution to global warming (1991) Turismo Comunitario (2018).
  • Cita parentética: (Cool energy; the renewable solution to global warming, 1991) (Turismo Comunitario, 2018).

El uso de paréntesis en el texto depende de cómo el autor estructura la oración, por ejemplo:

  • La cantidad de herbicidas que interfieren con la fotosíntesis se ha reducido debido al empleo de otros herbicidas con diferente modo de acción (Pitty, 2018).
  • La generación de espacios académicos bajo la metodología ABI dentro del Laboratorio de Química, favorece a qué exista un aprendizaje centrado en el alumno, ayudando a promover un conocimiento por descubrimiento (Barahona y Andrade, 2023).

bien:

  • Pitty (2018) sugiere que la cantidad de herbicidas que interfieren con la fotosíntesis se ha reducido debido al empleo de otros herbicidas con diferente modo de acción.
  • Barahona y Andrade (2018) expresan que, la generación de espacios académicos bajo la metodología ABI dentro del Laboratorio de Química, favorece a qué exista un aprendizaje centrado en el alumno, ayudando a promover un conocimiento por descubrimiento.

Si debe citar múltiples fuentes, cite en orden cronológico. Si dos o más fuentes fueron publicadas el mismo año, agregue en orden alfabético. Las fuentes deben ir separadas por punto y coma: (Samson, 1963; Carter y Bowles, 1975; Grimes, 1975; Anderson et al. 1992), o (Rodríguez, 2010; Pizarro, 2013).

Directrices generales para sección de referencias bibliográficas (toda referencia debe proveer, si es posible, el DOI o dirección electrónica de los elementos citados):

Artículo de revista

Un autor:

Popenoe, W. (1950). Aztec, a new horticultural variety of avocado. Ceiba 1(2), 116–118. http://hdl.handle.net/11036/4246

Cardoso, C. (2016). Turismo sostenible: una revisión conceptual aplicada. El Periplo Sustentable, 11(1), 5-21. https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=193420679001

Dos autores:

Williams, LO., & Allen, PH. (1954). A new Pseudima. Ceiba 4(4), 224–226.

Barahona, L. & Andrade, Y. (2023). ABI: Aplicación de cromatografía de Pfeiffer en el laboratorio de química como herramienta para el análisis de suelo de parcela. Ceiba, 56(2), 90-98. https://revistas.zamorano.edu/index.php/CEIBA/article/view/1302/1225

 Tres o más autores. 

Zorrilla, C., Schabow, J. E., Chernov, V., & Palta, J. P. (2019). CAX1 vacuolar antiporter overexpression in potato results in calcium deficiency in leaves and tubers by sequestering calcium as Calcium Oxalate. Crop Science, 59(1), 176–189. Portico. https://doi.org/10.2135/cropsci2018.06.0355

 Camayo, M., Montes, C. & Anaya, M. (2021). Efecto del abono orgánico líquido mineralizado en la producción de biomasa de morera (Morus alba). Biotecnología En El Sector Agropecuario Y Agronindustrial, 19(1), 230- 243.  https://doi.org/10.18684/bsaa.v19.n1.2021.1618

 Material de apoyo adicional puede encontrarse en: https://normas-apa.org/wp-content/uploads/Guia-Normas-APA-7ma-edicion.pdf

Material suplementario

De manera opcional, el/la/los autores pueden publicar material suplementario, el cual es todo aquel material relevante y adicional al artículo principal. Puede ser desde tablas hasta presentaciones, archivos de video y audio. Estos materiales agregan otra dimensión a su artículo y ayudan a aumentar su alcance en línea y ampliar el alcance de su impacto dentro de la disciplina.

Al someter material suplementario para ser publicado, el/la/los autores deben considerar:

  • El material suplementario debe ser relevante (o respaldar) su artículo.
  • El/los material/es no serán modificados por los editores de Ceiba.
  • Idealmente, el material suplementario extenso (análisis en lugar de datos) debería estar sujeto a revisión por pares.
  • Todo material suplementario debe incluir un descargo de responsabilidad de Ceiba.
  • Las garantías con respecto a la originalidad, validez y legalidad de su(s) material(es) suplementario(s) en línea están cubiertas por el acuerdo de publicación del artículo.
  • Cualquier cuadro enviado como parte de su artículo estará disponible para que los usuarios la descarguen en formato CSV. Las figuras, el audio y el video no se podrán descargar para proteger los derechos de autor de estos materiales.

Envío de manuscritos

En su envío, el/la/los autor (es/as) deben proveer dos archivos: 1) hoja de título y autores, y 2) manuscrito sin información identificable.

Proceso de envío de manuscritos

El registro y el inicio de sesión son necesarios para enviar elementos en línea y comprobar el estado de los envíos recientes. Ir a Iniciar sesión a una cuenta existente o Registrar una nueva cuenta, para realizar un nuevo envío.

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2.5 what to do if you want to get a copy of your data, or want your data to be removed

  • You are able to view, change and remove your data associated with your profile. Should you choose to completely delete your account, please contact us at support@ubiquitypress.com and we will follow up with your request as soon as possible.
  • To conform to publication ethics and best practice any personal data that is published alongside an article or book cannot be removed. If you have a query about a publication to which you are attributed please contact info@ubiquitypress.com

3. When registering as a reviewer

3.1 what data we collect

  • To become a reviewer you must first register as a user on the website, and set your preference that you would like to be considered as a reviewer. No new personal data is collected when a registered user elects to become a reviewer.
  • When registering an account we ask you to log in and provide certain personal information (such as your name and email address), and there is the option to register using an ORCiD which will pre-fill the registration form.
  • Reviewers can also be registered by editors who invite them to review a specific article. This requires the editor to provide the reviewer’s First Name, Last Name, and Email address. Normally this will be done as part of the process of inviting you to review the article or book.
  • On submitting a review, the reviewer includes a competing interest statement, they may answer questions about the quality of the article, and they will submit their recommendation.

3.2 why we collect the data

  • The data entered is used to invite the reviewer to peer review the article or book, and to contact the reviewer during and the review process.
  • If you submit a review then the details of your review, including your recommendation, your responses to any review form, your free-form responses, your competing interests statement, and any cover letter are recorded.

3.3 what we do (and don’t do) with the data

  • This data is not shared publicly and is only accessible by the Editor and system administrators of that journal or press.
  • The data will only be used in connection with that journal or press.
  • Data that is retained post final decision is kept to conform to publication ethics and best practice, to provide evidence of peer review, and to resolve any disputes relating to the peer review of the article or book.
  • For journals or presses that publish the peer reviews, you will be asked to give consent to your review being published, and a subset of the data you have submitted will become part of the published record.

3.4 what to do if you want to get a copy of your data, or want your data to be removed

  • If you would no longer like to be registered as a reviewer you can edit your profile and tick the box ‘stop being a reviewer’. This will remove you from the reviewer database, however any existing reviews you may have carried out will remain.
  • If you have been contacted by an editor to peer review an article this means that you have been registered in the system. If you would not like to be contacted for peer review you can reply to the email requesting that your data be deleted.

4. When being registered as a co-author

4.1 what data we collect

  • Co-author data is entered by the submitting author. The submitting author will already have a user account. According to standard publishing practice, the submitting author is responsible for obtaining the consent of their co-authors to be included (including having their personal data included) in the article/book being submitted to the journal/press.
  • The requested personal data for co-authors are at the bare minimum; first name, last name, institution, country, email address. This can also include; ORCID ID, Title, Middle Name, Biographical Statement, Department, Twitter Handle, Linkedin Profile Name or ImpactStory ID.

4.2 why we collect the data

  • Assuming that it is accepted for publication, this data forms part of the official published record in order for the provenance of the work to be established, and for the work to be correctly attributed.
  • Author names, affiliations and emails are required for publication and will become part of the permanent cited record.

4.3 what we do (and don’t do) with the data

  • The co-author’s personal data is stored in the author database. This personal data is only used in relation to the publication of the associated article.
  • Any co-author data collected is added to the author database and is only used in association with the article the user is co-author on.

4.5 what to do if you want to get a copy of your data, or want your data to be removed

  • To receive a copy of your data, please contact info@ubiquitypress.com
  • To conform to publication ethics and best practice any personal data that is published alongside an article or book cannot be removed. If you have a query about a publication to which you are attributed please contact info@ubiquitypress.com

5. When signing-up to receive newsletters

5.1 what data we collect

  • We require you to include your name and email address

5.2 why we collect and store the data, and for how long

  • This data would be collected to keep you updated with any news about the platform or specific journal

5.3 what we do (and don’t do) with the data

  • We use mailchimp to provide our mailing list services. Their privacy policy can be found here

5.4 what to do if you want to get a copy of your data or want your data to be removed

  • All emails sent via our newsletter client will include a link that will allow you to unsubscribe from the mailing list

Notification about change of ownership or of control of data

We may choose to buy or sell assets. In the case that control of data changes to or from Ubiquity Press and a third party, or in the case of change of ownership of Ubiquity Press or of part of the business where the control of personal data is transferred, we will do our best to inform all affected users and present the options.

(Updated: 10 September 2025)